Vorstand als Team organisieren – Vorschläge für die praktische Umsetzung

Viele Vereine gehen dazu über, den Vorstand als Team mit gleichberechtigten Mitgliedern zu organisieren und sich von den klassischen Vorstandsposten (erste oder zweite Vorsitzende, Schriftführer, Kassierer) zu lösen. Die Beispiele zeigen, dass die Entscheidung zur Mitarbeit im Vorstand leichter fällt, wenn kein fester Posten besetzt werden muss. Innerhalb des Vorstandsteams können die Mitglieder sich die Aufgaben untereinander aufteilen (zum Beispiel durch eine Geschäftsordnung).

Die meisten Vereinssatzungen bleiben bei der Berücksichtigung der organisatorischen Bedürfnisse der Vereine inzwischen weit hinter den rechtlichen Möglichkeiten zurück. Gerade Größe und Zusammensetzung des Vorstands sind ein typisches Beispiel für nicht mehr zeitgemäße Satzungsformulierungen.

Passende Satzungsregelungen ersparen nicht nur Probleme bei den Vorstandswahlen, sondern ermöglichen auch eine effizientere Leitung des Vereins. Besonders auch die mögliche Digitalisierung ist dabei in der täglichen Vorstandsarbeit zu berücksichtigen.

Flexiblen Modellen der Vorstandsbildung sind kaum Grenzen gesetzt. Lediglich die Abberufung von Vorstandsmitgliedern durch die Mitgliederversammlung kann nicht ausgeschlossen werden.

Das Vorstandsamt

Die meisten Vereinsatzungen legen bestimmte Ämter innerhalb des Vorstands fest, wie erster Vorsitzender, Kassenwart, Schriftführer usw. Weil diese Funktionen jedoch meist nicht näher definiert sind, haben diese Zuweisungen kaum Bedeutung. Der erste Vorsitzende hat keine Sonderrechte, wenn es die Satzung nicht zusätzlich vorgibt. Das Gleiche gilt für die Haftung des Vorstands: Auch hier haben die Vorsitzenden keinen Sonderstatus, es sei denn, sie sind die einzigen vertretungsberechtigten Mitglieder des Vorstands.

Die gesetzliche Vorgabe in § 26 BGB lautet lediglich, dass der Verein einen Vorstand haben muss. Er muss aus mindestens einer Person bestehen. Vorgaben für bestimmte Ämter gibt es nicht, dies macht allein die jeweilige Satzung.

Diese Aufgabenteilung erschwert es häufig, (geeignete) Kandidaten für die Ämter zu finden. Gerade der Posten des Vorsitzenden ist wegen der vermeintlich höheren Verantwortung oft schwer zu besetzen.

Die Lösung kann darin bestehen, auf eine konkrete Ämterzuweisung in der Satzung zu verzichten oder eine Ressortaufteilung dem Vorstand zu überlassen. Das rechtliche Werkzeug hierzu ist die sogenannte Geschäftsordnung.

Eine gleichverteilte Verantwortung erleichtert es, zur Mitarbeit im Vorstand zu motivieren. Die Satzungsregelung dafür könnte lauten:

„Der Vorstand besteht aus x Personen. Jeweils zwei Vorstandsmitglieder vertreten den Verein gemeinsam gerichtlich und außergerichtlich. Über die interne Aufgabenverteilung entscheidet der Vorstand in seiner Geschäftsordnung, die der Mitgliederversammlung bekannt gegeben wird.“

Allein die Bezeichnung des jeweiligen Amtes in der Kommunikation nach außen ist dann noch zu klären. Möchte man hier nicht zu genau sein, bietet sich einfach die Bezeichnung

„Vorstandsmitglied“ oder „Mitglied des Vorstands“ an.

Die Anzahl der Vorstandsmitglieder

Zu den häufigsten Problemen bei der Wahl des Vorstands gehört, dass nicht alle vorgesehenen Ämter besetzt werden können – ein Problem, das sich ausschließlich aus der jeweiligen Satzung ergibt. Die Zahl der Vorstandsmitglieder muss nämlich nicht geregelt werden. Nur eine Mindestzahl muss festgelegt sein.

Es bietet sich deswegen an, die Größe des Vorstandes an die aktuellen Erforderlichkeiten anzupassen und diese ergeben nicht selten aus dem Mangel an Kandidaten. Finden sich nicht genug Mitglieder für die vorgesehenen Ämter, bleibt als Ausweg ohnehin nur eine Satzungsänderung. Besser ist hier vorzubauen, etwa mit folgender Formulierung:

„Der Vorstand besteht aus mindestens zwei und höchstens fünf Personen, von denen jeweils zwei gemeinsam vertretungsberechtigt sind. Über die Zahl der Vorstandsmitglieder entscheidet die Mitgliederversammlung bei der Bestellung des Vorstands.“

Effizienz in der Vorstandsarbeit

Die Effizienz der Vorstandsarbeit ist immer zu gewährlisten. Dies gilt besonders, wenn der Vorstand als Team organisiert wird: Denn bei allen Vorteilen, die diese Organisationsstruktur bringt, besteht auch die Gefahr, dass keiner mehr wirklich den Hut aufhat. Hier ist es umso wichtiger, sich innerhalb des Vorstandsteams gut zu organisieren, Aufgaben sinnvoll zu verteilen und sich regelmäßig abzustimmen und Feedback zu geben.

Es empfiehlt sich weiterhin, die Vorstandsmitglieder nach fachlicher Kompetenz auszuwählen. Hier bietet sich eine in der Organisationstheorie als Stabsmodell bekannte Lösung an: Neben den Leitungspositionen mit Entscheidungskompetenz werden Fachleute (ein Stab, Beirat oder Ausschuss) gestellt, die nicht entscheidungsbefugt sind.

Im Vereinsvorstand kann das in der Weise geschehen, dass der gewählte Vorstand selbst weitere fachlich versierte Vorstandsmitglieder bestellt. Der von der Mitgliederversammlung gewählte Kernvorstand wird also durch einen Fachvorstand ergänzt. Dabei bietet sich an, die Vertretungsberechtigung – und damit auch die Außenhaftung – auf den Kernvorstand zu beschränken.

Dies könnte man so formulieren:

„Der Vorstand besteht aus

  • drei Vorstandsmitgliedern im Sinne des BGB (Kernvorstand). Jedes dieser Vorstandsmitglieder ist einzeln vertretungsberechtigt.
  • weiteren Vorstandsmitgliedern ohne Vertretungsberechtigung (Fachvorstand), die vom Kernvorstand bestellt und abberufen werden. Über die Zahl der Mitglieder des Fachvorstandes, ihren Aufgabenbereich und ihre Amtsdauer entscheidet der Kernvorstand. Die Bestellung der Mitglieder des Fachvorstandes wird von der Mitgliederversammlung bestätigt. Die Mitgliederversammlung kann die Bestellung der Mitglieder des Fachvorstandes jederzeit „

Der Fachvorstand kann in seiner Entscheidungskompetenz dahingehend beschränkt werden, dass er kein Stimmrecht hat oder eine gegenüber dem Kernvorstand geringere Stimmgewichtung.

Beispiele aus der Praxis

Sie finden hier einige Satzungsformulierungen von Vereinen, die bereits erfolgreich ihren Vorstand umstrukturiert haben

1) Beispiel einer Brauchtumsgruppe Vorstand

Vorstand im Sinne des § 26 BGB sind 4 gleichberechtigte Vorstandsmitglieder. Gerichtlich und außergerichtlich wird der Verein vertreten durch zwei Vorstandsmitglieder.

Die Aufgabenverteilung wird innerhalb des Vorstandes intern geregelt. Einem Vorstandsmitglied wird die Geschäftsführung übertragen, einem anderen obliegt die Führung der Vereinskasse und ein Dritter hat die Niederschriften der Vereinsversammlungen sowie die Protokolle aller weiteren Aktivitäten des Vereins anzufertigen. Das vierte Vorstandsmitglied unterstützt je nach Bedarf die drei anderen.

Erweitert wird der Vorstand durch den Jugendvertreter und Vertreter der Fachgruppen Tanzen, Trachten, Mundart, Brauchtum und Heimatmuseum.

2) Beispiel eines Gesangvereins Vorstand

Der Vorstand besteht aus geschäftsführendem und erweitertem Vorstand.

Der geschäftsführende Vorstand besteht derzeit aus fünf Mitgliedern, jedoch kann die Anzahl der Mitglieder durch die Mitgliederversammlung geändert werden. Der geschäftsführende Vorstand hat folgende Aufgaben:

  1. Repräsentative, administrative und organisatorische Tätigkeiten
  2. Führung der Vereinskasse
  3. Schriftführung

Zu dem erweiterten Vorstand gehören der geschäftsführende Vorstand sowie bis zu sieben stimmberechtigte Beisitzer.

Der geschäftsführende Vorstand ist Vorstand im Sinne des § 26 BGB. Jedes Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes ist allein vertretungsberechtigt.

Scheidet ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes während der Wahlzeit aus, so übernimmt auf Beschluss der Vorstandschaft eines der übrigen Mitglieder die Geschäfte des Ausgeschiedenen bis zur satzungsgemäßen Neuwahl der Vorstandschaft.

Der Vorstand wird auf zwei Jahre gewählt.

Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Vorstandssitzungen, die von einem Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes einberufen werden. Die Beschlüsse des Vorstandes sind schriftlich niederzulegen und von zwei Mitgliedern des geschäftsführenden Vorstandes zu unterzeichnen.

3) Beispiel eines Sportvereins Vorstand

Der vertretungsberechtigte (geschäftsführende)Vorstand besteht aus sechs Vorstandsmitgliedern.

Der erweiterte Vorstand besteht aus dem vertretungsberechtigten (geschäftsführenden) Vorstand sowie aus bis zu sechs stimmberechtigten Beisitzern.

Der erweiterte Vorstand gibt sich eine Geschäftsordnung, aus der sich die Einzelheiten der Funktionen der einzelnen Mitglieder des erweiterten Vorstands ergeben, hierbei ist die Zuteilung der Funktionen für die Repräsentation in der Öffentlichkeit, des Schriftführers und des Kassenwarts zum vertretungsberechtigten Vorstand zwingend. Der Verein wird gerichtlich und außergerichtlich durch zwei Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstandes gemeinsam vertreten.

Die Mitglieder des erweiterten Vorstandes werden von der ordentlichen Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren mit der Maßgabe gewählt, dass ihr Amt bis zur Durchführung einer Neuwahl fortdauert. Eine Wiederwahl ist zulässig. Die Mitglieder des erweiterten Vorstandes müssen stimmberechtigte Vereinsmitglieder sein. Die Vereinigung mehrerer Vorstandsämter ist unzulässig. Im jährlichen Wechsel werden zur Vermeidung des Austausches des gesamten erweiterten Vorstandes jeweils die Hälfte des vertretungsberechtigten bzw. des erweiterten Vorstandes neu gewählt.

Scheidet ein Mitglied des erweiterten Vorstandes vorzeitig aus, kann das Amt von einem, vom erweiterten Vorstand bestimmten Beauftragten weitergeführt werden. Die Bestimmung eines Beauftragten kann unterbleiben, wenn der erweitere Vorstand trotz Ausscheiden des Mitgliedes beschlussfähig und gerichtlich und außergerichtlich vertretungsberechtigt bleibt. Das Amt des Beauftragten endet mit der Neuwahl des Amtes auf der nächsten ordentlichen Mitgliederversammlung. Um mit der Neuwahl wieder in den regulären Wahlrhythmus zu gelangen, ist gegebenenfalls eine Wahl für nur ein Jahr erforderlich.

Der erweiterte Vorstand fasst Beschlüsse in Vorstandssitzungen, die von einem Mitglied des vertretungsberechtigten Vorstandes schriftlich oder mündlich einberufen werden. Eine Einberufungsfrist von drei Tagen ist einzuhalten. Der erweiterte Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens vier Mitglieder des erweiterten Vorstandes, davon mindestens zwei Mitglieder des vertretungsberechtigten Vorstands, anwesend sind. Die Sitzung wird von dem Mitglied geleitet, welches zur Sitzung eingeladen hat.

Weitere Informationen zu diesem und anderen Themen erhalten Sie bei der Servicestelle für Vereine und ehrenamtlich Engagierte.

Kontakt:

Landkreis Marburg-Biedenkopf
Stabsstelle Dezernatsbüro der Landrätin I Fachdienst Bürgerbeteiligung und Ehrenamtsförderung Susanne Batz, Servicestelle für Vereine und ehrenamtlich Engagierte
Tel: 06421 405-1789 I E-Mail: Internet: www.ehrenamt.marburg-biedenkopf.de

 

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