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Last Updated on 20. Juli 2016 by MartinGrebe

Diese Verfahrenshinweise betreffen

– die Umsetzung der strukturierten Darstellung der Namen von Personen im Melderegister in die unstrukturierte Namensdarstellung sowie

– den Ablauf der parallelen Speicherung und Übermittlung von strukturiert und unstrukturiert dargestellten Namen im Melderegister

in einem Zeitraum von zehn Jahren ab dem 1. November 2015.

Der Zeitraum, in dem strukturiert und unstrukturiert dargestellte Namen im Melderegister verarbeitet werden, wird als „Parallelphase“ bezeichnet. Zum 1. November 2015 werden in den Melderegistern folgende DSMeld-Datenblätter für die unstrukturierte Namensschreibweise eingeführt:

0101a (Familienname – unstrukturiert –)
0103a (Ehename – unstrukturiert –)
0105a (Lebenspartnerschaftsname – unstrukturiert –)
0201a (Geburtsname – unstrukturiert –)
0203a (Familienname vor Änderung – unstrukturiert –)
0902a (Gesetzlicher Vertreter – Familienname – unstrukturiert –)
1501a (Ehegatte – Familienname – unstrukturiert –)
1502b (Ehegatte – Geburtsname – unstrukturiert –)
1517a (Lebenspartnerschaftsname – Familienname – unstrukturiert –)
1518b (Lebenspartnerschaftsname – Geburtsname – unstrukturiert –)
1601a (Kinder – Familienname – unstrukturiert –)

Die Parallelphase ist erforderlich, um allen Datenempfängern, die bislang nur strukturierte Namen empfangen und verarbeiten können, eine ausreichende Frist zur Anpassung ihrer Verfahren einzuräumen.

Die Befüllung der neuen Datenfelder in den Melderegistern erfolgt grundsätzlich anlassbezogen. Eine automatisierte Befüllung in Fällen, in denen dies technisch möglich ist und den fachlichen Vorgaben genügt, steht im Ermessen der Länder.

In der Parallelphase wird nahezu jede Person einmal das kommunale Bürgeramt aufgesucht haben, z. B. anlässlich eines Umzugs oder zur Beantragung eines Personalausweises oder Reisepasses. Hierbei wird geprüft, ob der Name im Melderegister strukturiert und unstrukturiert gespeichert ist. Ist der unstrukturierte Name noch nicht gespeichert, wird er nach Prüfung erfasst. Die Datensätze, die innerhalb der Parallelphase nicht geprüft werden konnten, sind zum Ende der Parallelphase gesondert zu prüfen. Erst nachdem für einen Datensatz die Namensschreibweise in unstrukturierter Form erfasst ist, darf nach Ablauf der Parallelphase die strukturierte Darstellung gelöscht werden.

Innerhalb der Parallelphase übermitteln die Meldebehörden die Namen in der strukturierten und – soweit bereits erfasst – auch in der unstrukturierten Darstellung.

Datenübermittlungen an die Meldebehörden erfolgen in der Parallelphase ebenfalls in strukturierter und/oder unstrukturierter Namensschreibweise.

Ab dem 1. November 2025 erfolgt die Verarbeitung, also die Erhebung, Speicherung und Übermittlung von Namen im Melderegister ausschließlich in unstrukturierter Namensschreibweise.

Die Empfänger von Datenübermittlungen nehmen innerhalb der Parallelphase von zehn Jahren die erforderliche Umstellung zur Verarbeitung der unstrukturierten Namen in ihren Datenbanken vor.

Der Ablauf im Detail

1. Die kommunalen Bürgerämter nehmen, soweit sie für eine Wohnung der betroffenen Person zuständig sind, während der Parallelphase jeden persönlichen Kontakt mit dem Bürger (z. B. Anmeldungen, Anträge auf Erteilung von Meldebescheinigungen, Führungszeugnissen oder Pässen und Personalausweisen) zum Anlass, die Namensschreibweise zu prüfen.

2. Die unstrukturierte Namensschreibweise wird gemäß den Vorgaben des DSMeld-Datenblatts 0101a „Familienname – unstrukturiert“, die für die anderen Namensfelder entsprechend gelten, zusätzlich gespeichert. Im Melderegister wird das Datenfeld zu DSMeld-Datenblatt 0101a (und gegebenenfalls weitere Namensfelder wie z. B. Geburtsnamen) mit dem unstrukturierten Familiennamen befüllt. Die Zusammensetzung des Familiennamens gemäß DSMeld-Datenblatt 0101a ergibt sich aus der Reihenfolge des DSMeld-Datenblatt 0102 „Namensbestandteile des Familiennamens“ und des DSMeld-Datenblatts 0101 „Familienname“. Diese Systematik gilt auch für die weiter betroffenen Datenblätter. Frühere Namen werden ebenfalls zusätzlich unstrukturiert erfasst. Auch in den Fällen, in denen kein Namensbestandteil vorhanden ist, ist der Name unstrukturiert zu erfassen.

3. Die Prüfung der unstrukturiert darzustellenden Daten erfolgt anhand vorgelegter deutscher Personaldokumente oder anderer deutscher Personenstandsurkunden oder ausländischer Personaldokumente. Ebenso ist der Rückgriff auf die Schreibweise der bei den Behörden geführten Pass-/Ausweisregister gemäß Pass oder Ausweis zulässig. Mitteilungen aus dem Personenstandswesen mittels XPersonenstand gelten als geprüfte Darstellung der unstrukturierten Namensschreibweise. Dies gilt auch für schriftliche Mitteilungen des Personenstandswesens.

4. Es werden mit Ausnahme der Nummer 5 nur Daten der Person fortgeschrieben, die den Kontakt mit dem kommunalen Bürgeramt gesucht hat. Anpassungen der Namen zu den bei der betroffenen Person beigeschriebenen Personen (Ehegatte, Lebenspartner und gesetzlicher Vertreter) erfolgen hierbei nicht. Sofern die betroffene Person selbst als beigeschriebene Person zu einer anderen Person gespeichert ist, erfolgt eine Übernahme der unstrukturierten Namensschreibweise in den entsprechenden Datenfeldern des Melderegisters. Die Fortschreibung der Melderegister der für alle weiteren Wohnungen zuständigen Meldebehörden erfolgt im Wege der Datenübermittlung (Rückmeldung, Partnerrückmeldung, Partnerfortschreibung etc.).

5. Im Datensatz des beigeschriebenen Ehe- oder Lebenspartners oder des Kindes kann die unstrukturierte Schreibweise des identischen Familiennamens übernommen werden. Bei Mitteilungen des Standesamtes über die Geburt eines Kindes kann die Namensschreibweise der Eltern in deren Datensatz mit erfasst werden.

6. Bei Vorhandensein mehrerer Wohnungen ist die aufgesuchte Meldebehörde gemäß § 8 Absatz 1 der Ersten Bundesmeldedatenübermittlungsverordnung (1. BMeldDÜV) für die Mitteilung an die weiteren Meldebehörden zuständig.

7. Soweit vor dem 1. November 2015 in der Meldebehörde bereits nach einem Bürgerkontakt die unstrukturierte Namensdarstellung in einem Zusatzfeld gespeichert wird, darf diese ab dem 1. November 2015 automatisiert in das neue Datenfeld zum DSMeld-Datenblatt 0101a usw. übernommen werden. Für die übrigen strukturierten Namen gemäß DSMeld wird entsprechend verfahren.

8. Erstmalige Erfassungen (Geburten oder Zuzug aus dem Ausland) erfolgen ab dem 1. November 2015 bis zum 31. Oktober 2017 sowohl strukturiert als auch unstrukturiert. Ab dem 1. November 2017 erfolgen erstmalige Erfassungen sowohl im Datenfeld zu Blatt 0101 „Familienname“ als auch im Datenfeld zu Blatt 0101a „Familienname – unstrukturiert“ ausschließlich in unstrukturierter Schreibweise. Eine Strukturierung findet also in den Fällen der erstmaligen Erfassung ab dem 1. November 2017 nicht mehr statt. Für das DSMeld-Datenblatt 0101a gelten die weiteren Vorgaben des DSMeld-Datenblattes 0101 (wie beispielsweise das Kürzen nach der 45. Stelle) fort. Hierdurch entfällt das manuelle Strukturieren des Nachnamens usw. in Namen und Namensbestandteile. Beim Ausdruck von Bescheinigungen usw. werden (bei entsprechend geprüfter Repräsentation) nur die Namen in der unstrukturierten Darstellung verwendet.

9. Die Erfassung der unstrukturierten Namensschreibweise im Melderegister löst eine Datenübermittlung an die Empfänger regelmäßiger Datenübermittlungen gemäß § 6 Absatz 1 Satz 2 des Bundesmeldegesetzes (BMG) aus.

10. Die derzeitigen Datenfelder in den Melderegistern bleiben zunächst bestehen, auch ihre Definition bleibt insoweit unverändert. Sie repräsentieren die bisherige Schnittstelle, die zehn Jahre aufrechterhalten bleibt, um allen Kommunikationspartnern ausreichend Zeit einzuräumen, ihre IT-Verfahren entsprechend umzustellen. Während der Parallelphase müssen alle Namen in den Melderegistern doppelt geführt und gepflegt werden, andernfalls wäre die bisherige Schnittstelle nicht in vollem Umfang funktionsfähig.

11. Die nicht geprüften Datensätze werden vor Löschung der strukturierten Namensdarstellung bis zum 31. Dezember 2024 von den Meldebehörden selbstständig geprüft und die vollständige Umsetzung der unstrukturierten Namensdarstellung vorgenommen. So wird sichergestellt, dass durch die Löschung keine Daten verlorengehen. Ist keine Rückmeldung auf ein Anschreiben der Meldebehörde seitens der Betroffenen erfolgt, nimmt die Meldebehörde dies zum Anlass zu prüfen, ob die Personen unter der gemeldeten Anschrift noch wohnhaft sind. Sofern die Betroffenen keinen gültigen Pass oder Personalausweis mehr besitzen, wird empfohlen, bei einem Anschreiben auch nach der Namensschreibweise zu fragen.

12. Ab dem 1. Januar 2025 informiert das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) nach § 6 Absatz 2 BMG die Meldebehörde mit einer OSCI-XMeld-Nachricht über die Unvollständigkeit eines Datensatzes in den Fällen, in denen die Meldebehörde einen Datensatz mit unstrukturierten Namensfeldern bislang nicht übermittelt hat. Diese Nachricht nehmen die Meldebehörden zum Anlass einer Prüfung der Namensschreibweise in diesen Fällen, in denen eine Fortschreibung noch nicht erfolgt ist.

13. Am 31. Oktober 2025 löschen die Meldebehörden auf Veranlassung der für das Melderecht zuständigen Ministerien/Senatsverwaltungen sämtliche Datenfelder mit den strukturierten Namensdarstellungen in den Melderegistern; dies sind im Einzelnen die DSMeld-Datenblätter:

0101 und 0102 (Familienname mit Namensbestandteil)
0103 und 0104 (Ehename mit Namensbestandteil)

0105 und 0106 (Lebenspartnerschaftsname mit Namensbestandteil)

0201 und 0202 (Geburtsname mit Namensbestandteil)
0203 und 0204 (Familienname vor Änderung mit Namensbestandteil)
0902 und 0903 (Familienname gesetzlicher Vertreter mit Namensbestandteil)
1501 und 1502 (Familienname Ehegatte mit Namensbestandteil)
1502a und 1502c (Geburtsname Ehegatte mit Namensbestandteil)
1517 und 1518 (Familienname Lebenspartner mit Namensbestandteil)
1518a und 1518c (Geburtsname Lebenspartner mit Namensbestandteil)
1601 und 1602 (Familienname Kinder mit Namensbestandteil)

14. Bis zum 1. November 2025 haben die Empfänger von Datenübermittlungen aus dem Meldewesen die Umstellung auf die unstrukturierte Namensschreibweise durchzuführen. Danach ist ein Abgleich der beiden Namensschreibweisen nicht mehr möglich.

15. Ab dem 1. November 2025 ist in den Melderegistern nur noch die Speicherung von unstrukturierten Namen zulässig. Datenübermittlungen werden ausschließlich in dieser Form erfolgen.

Bei der Vorsprache in den Bürgerbüros müssen sie daher auch einen Nachweis Ihrer Namensführung vorlegen. Dies ist z.B. dann der Fall, wenn Sie einen neuen Ausweis u.a. beantragen möchten und bisher noch keinen Nachweis über die Namensführung in Form einer Urkunde vorgelegt haben. Bringen Sie hierzu eine Geburtsurkunde und/oder eine Eheurkunde, welche die aktuelle Namensführung nachweist, mit.

Die Urkunde wird aus folgenden Gründen benötigt:

Die Speicherung von Namen im Melderegister erfolgt aufgrund vorgelegter Personenstandsurkunden. Dafür gab es bisher zwei Datenfelder: Familienname und Namensbestandteil zum Familiennamen. Schon seit einigen Jahren werden aber im Personenstandswesen keine Namensbestandteile mehr gesondert geführt und auch der Anteil der ausländischen Urkunden wird immer größer, in denen ebenfalls keine strukturierte Namenswiedergabe erfolgt, so dass die Meldebehörden keine verlässlichen Grundlagen für die Befüllung ihrer Datenfelder hat.

Diese Differenz wird mit der Umstellung auf die unstrukturierte Namensdarstellung ausgeräumt. Die Anpassung betrifft nicht nur den aktuellen Familiennamen, sondern auch Geburtsnamen, Ehenamen, Lebenspartnerschaftsnamen, frühere Namen, Namen der Kinder usw.

Bis November 2025 soll die Reform abgeschlossen sein. In dieser Zeit werden Sie als Einwohnerinnen und Einwohner bei Ihrer Vorsprache im Einwohnermeldeamt gefragt werden, ob die hier registrierte Namensführung zutrifft.

Spätestens bei der Beantragung eines Ausweisdokumentes ist jedoch die einmalige Vorlage einer Personenstandsurkunde (Geburtsurkunde, Eheurkunde, Geburtsurkunde von Kindern) erforderlich.